In diesem Artikel erfährst du, wie ihr E-Mails aus Grundsteine von eurer Firmen-Adresse (z. B. [email protected]) statt von der persönlichen Adresse versendet – inklusive der beiden Freigaben, die ein:e Microsoft-365-Administrator:in einmalig einrichten muss.
Beta-Funktion: Diese Funktion ist noch in der Beta-Phase. Bitte schalte sie in den Beta-Funktionen frei.
Nur mit Microsoft 365: Die Funktion gibt es nur, wenn euer Unternehmen E-Mails über Microsoft 365 versendet. Beim Versand über den Grundsteine-E-Mail-Server ist sie nicht verfügbar.
Normalerweise sehen deine Kund:innen deine persönliche Adresse als Absender, z. B. [email protected]. Mit dieser Funktion kannst du stattdessen eure allgemeine Firmen-Adresse verwenden, z. B. [email protected]. Das hilft, wenn mehrere Personen im Team dieselbe Person betreuen. Ihr entscheidet pro E-Mail, welchen Absender ihr verwendet.
Euer Unternehmen versendet E-Mails über Microsoft 365 (siehe Hilfeartikel „Microsoft 365 verbinden und verwalten“).
In den Firmeneinstellungen ist eine Firmen-E-Mail-Adresse hinterlegt.
Die Firmen-Adresse ist eine andere als deine persönliche Adresse.
Ein:e Microsoft-365-Administrator:in richtet zwei Freigaben ein (Schritt 3 und 4).
Gehe zu Einstellungen → Unternehmen.
Trage bei E-Mail-Adresse die Adresse ein, von der ihr senden wollt (z. B. [email protected]).
Speichern.
Ohne diese Adresse lässt sich die Funktion nicht aktivieren.
Gehe zu Einstellungen → E-Mail.
Setze den Haken bei „Firmen-E-Mail-Adresse als Absender verwenden“.
Die Einstellung gilt für das ganze Unternehmen: Alle Mitglieder bekommen danach die Auswahl im Von-Feld. Erzwungen wird nichts – jede:r kann pro E-Mail weiterhin die persönliche Adresse wählen.
Damit Grundsteine überhaupt im Namen eines gemeinsamen Postfachs senden darf, muss ein:e Microsoft-365-Administrator:in die Freigabe erteilen.
Direkt unter dem gesetzten Haken erscheint der Link „Freigabe jetzt erteilen“.
Diesen Link an eure:n Microsoft-365-Administrator:in weitergeben (oder selbst öffnen, wenn du Admin bist).
Mit dem Administrator-Konto anmelden und die Freigabe bestätigen.
Wichtig: Die Freigabe muss mit einem Admin-Konto erfolgen, nicht mit einem normalen Nutzerkonto. Sie gilt danach für alle Personen in eurem Microsoft-365-Konto.
Nach der Freigabe kann es eine Minute dauern, bis sie greift. Falls der Versand danach noch scheitert: in Grundsteine unter Einstellungen → E-Mail einmal auf „Microsoft 365-Anmeldung zurücksetzen“ klicken und dich neu verbinden.
Zusätzlich muss Microsoft erlauben, dass eure Mitarbeitenden im Namen des Firmen-Postfachs senden dürfen. Das macht ein:e Administrator:in einmalig:
Das Exchange Admin Center öffnen: https://admin.exchange.microsoft.com
Zum Firmen-Postfach navigieren (z. B. [email protected]).
Unter den Postfach-Berechtigungen die Berechtigung „Senden als“ (Send As) an alle Personen vergeben, die aus Grundsteine über diese Adresse senden sollen.
Ohne diese Berechtigung lehnt Microsoft den Versand ab (siehe „Häufige Fehler“).
Öffne wie gewohnt das E-Mail-Fenster in einem Projekt.
Im Feld „Von“ kannst du jetzt auswählen:
Firmen-Adresse – z. B. [email protected] (Voreinstellung)
Persönliche Adresse – deine eigene Adresse
Bei ausgewählter Firmen-Adresse erscheint ein Hinweis, dass die E-Mail von der gemeinsamen Adresse gesendet wird.
E-Mail wie gewohnt schreiben und senden.
Deine Auswahl wird im Entwurf mitgespeichert. Wenn du die E-Mail später weiterschreibst, ist derselbe Absender noch gesetzt.
Gesendete E-Mails liegen weiterhin im Ordner „Gesendet“ deines persönlichen Postfachs, nicht im Firmen-Postfach. Das ist Standardverhalten von Microsoft und lässt sich von eurer IT in Exchange umstellen.
Antworten eurer Kund:innen gehen an die Firmen-Adresse, also ins gemeinsame Postfach.
Antworten erscheinen nicht automatisch in Grundsteine. Wie bisher kannst du sie über die E-Mail-Weiterleitung ins Projekt holen – siehe Hilfeartikel „E-Mail Weiterleitung / E-Mail Import“.
Ist deine persönliche Adresse gleich der Firmen-Adresse, gibt es nichts auszuwählen. Das Von-Feld bleibt dann wie bisher.
Fehler 1: „Du hast keine Berechtigung, E-Mails im Namen von … zu senden.“
Lösung: Die „Senden als“-Berechtigung fehlt für dein Postfach. Wende dich an eure:n Microsoft-365-Administrator:in und lasst Schritt 4 nachholen. Die E-Mail wird in diesem Fall nicht ersatzweise von deiner persönlichen Adresse verschickt – sie geht gar nicht raus.
Fehler 2: Der Haken in den Einstellungen lässt sich nicht setzen.
Lösung: Es fehlt die Firmen-E-Mail-Adresse. Trage sie unter Einstellungen → Unternehmen ein (Schritt 1).
Fehler 3: Der Versand scheitert direkt nach der Freigabe.
Lösung: Kurz warten und die Microsoft-365-Anmeldung in Grundsteine einmal zurücksetzen, damit eine neue Verbindung aufgebaut wird.
Fehler 4: Ich sehe die Auswahl im Von-Feld nicht.
Lösung: Prüfe der Reihe nach: Versendet ihr über Microsoft 365? Ist der Haken in den E-Mail-Einstellungen gesetzt (nur Eigentümer:in/Admin)? Ist eine Firmen-Adresse hinterlegt, die sich von deiner persönlichen unterscheidet? Ist die Beta für euch freigeschaltet?
Gilt die Einstellung für alle im Team?
Ja, die Auswahlmöglichkeit wird für alle Mitglieder freigeschaltet. Jede Person entscheidet aber selbst pro E-Mail, welchen Absender sie nimmt.
Muss jede Person die Freigabe in Microsoft 365 einzeln erteilen?
Nein. Die Freigabe erteilt ein:e Administrator:in einmal für euer gesamtes Microsoft-365-Konto. Die „Senden als“-Berechtigung in Exchange wird dagegen pro Person vergeben.
Sehen meine Kunden noch meinen Namen?
Nein. Der Empfänger sieht nur die Firmen-Adresse. Setze deinen Namen also am besten in die Signatur oder den Text der E-Mail.
Können wir eine beliebige Adresse als Absender eintragen?
Nein. Es funktioniert nur mit einer Adresse aus eurem eigenen Microsoft-365-Konto, für die ihr die „Senden als“-Berechtigung vergeben könnt.
