Der Projektablauf zeigt den gesamten Verlauf eines Projekts, gegliedert in Arbeitspakete mit ihren zugehörigen Aufgaben. Er befindet sich im Tab „Ablauf“ in der Projektansicht.
Arbeitspakete bilden die Hauptgliederung des Projektablaufs. Jedes Arbeitspaket hat ein Datum und fasst eine Reihe von Aufgaben zusammen. Die Reihenfolge der Arbeitspakete richtet sich nach ihrem Datum und lässt sich durch Anpassen des Datums verändern. Für jedes Arbeitspaket stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
Titel und Datum bearbeiten – per Klick direkt am Arbeitspaket.
Aufgaben ein- oder ausklappen – über die Schaltfläche am rechten Rand des Arbeitspakets.
Als Frist markieren – über das Dreipunktmenü. Fristen erhalten ein Frist-Kennzeichen und erscheinen zusätzlich in der Seitenleiste unter „Fristen/Anträge“.
Alle Aufgaben zuweisen – weist sämtliche Aufgaben des Arbeitspakets in einem Schritt einem Teammitglied zu.
Löschen – entfernt das Arbeitspaket inklusive aller enthaltenen Aufgaben.
Innerhalb eines Arbeitspakets können Aufgaben angelegt, sortiert und bearbeitet werden:
Abhaken – die Checkbox links markiert eine Aufgabe als erledigt. Sind alle Aufgaben eines Arbeitspakets erledigt, wechselt es in den Status „Abgeschlossen“ (grün).
Bearbeiter:in zuweisen – direkt am Aufgabeneintrag über das Mitglieder-Symbol.
Reihenfolge anpassen – per Drag & Drop über den Anfasser am rechten Rand, auch zwischen verschiedenen Arbeitspaketen.
Detailansicht öffnen – ein Klick auf die Aufgabe öffnet eine Seitenleiste mit allen Einstellungen der Aufgabe (siehe nächster Abschnitt).
Die Detailansicht einer Aufgabe öffnet sich als Seitenleiste und enthält zwei Tabs: „Details“ und „Aktivitäten“. Im Tab „Details“ stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:
Titel – der Aufgabentitel kann direkt in der Seitenleiste bearbeitet werden. Änderungen werden automatisch gespeichert.
Fälligkeitsdatum – ein individuelles Fälligkeitsdatum für die Aufgabe. Das Datum kann nur vor dem Datum des zugehörigen Arbeitspakets liegen. Wird das Datum geändert, wird eine eventuell gesetzte Erinnerung automatisch entfernt.
Erinnerung – die zugewiesene Person kann vor Ablauf der Aufgabe erinnert werden. Wählbar sind 1, 2, 3, 7, 14 oder 28 Tage vorher. Die Erinnerung ist nur verfügbar, wenn ein Fälligkeitsdatum gesetzt ist, eine Person zugewiesen ist und das Datum in der Zukunft liegt.
Dateien – Projektdateien können mit der Aufgabe verknüpft werden. Über „Dateien hinzufügen“ öffnet sich eine Dateiauswahl. Bereits verknüpfte Dateien werden aufgelistet und können einzeln entfernt werden.
Beschreibung – ein Freitextfeld für zusätzliche Hinweise oder Notizen zur Aufgabe.
Zugewiesen an – die Aufgabe kann einem Teammitglied zugewiesen werden. Wird eine Person zugewiesen, die noch kein Projektmitglied ist, wird sie automatisch zum Projekt hinzugefügt. Über „Eine Nachricht schicken“ kann der zugewiesenen Person direkt eine Benachrichtigung gesendet werden.
Farbe – eine farbliche Markierung zur optischen Kategorisierung. Verfügbare Farben: Blau, Gelb, Grün, Violett, Orange und Rot.
Im Gebäudeportal teilen – teilt die Aufgabe mit dem Gebäudebesitzer über das Gebäudeportal. Damit die Aufgabe dort sichtbar wird, muss der Projektablauf in den Gebäudeportal-Einstellungen freigegeben sein. Wurde die Aufgabe vom Gebäudebesitzer als erledigt markiert, wird dies mit Datum und Uhrzeit angezeigt.
Aufgabe löschen – löscht die Aufgabe nach einer Sicherheitsabfrage endgültig.
Im Tab „Aktivitäten“ wird der Verlauf aller Änderungen an der Aufgabe chronologisch angezeigt. Dieser Tab ist nur bei Projektaufgaben verfügbar, nicht bei Vorlagen.
Die farbigen Punkte auf der Zeitlinie zeigen auf einen Blick, wie dringend ein Arbeitspaket ist:
Grün – alle Aufgaben erledigt.
Rot – überfällig: das Datum liegt in der Vergangenheit und es gibt noch offene Aufgaben.
Orange – sehr kurzfristig fällig.
Gelb – in Kürze fällig.
Grau – noch ausreichend Zeit oder noch keine offenen Aufgaben.
