Gehe zu dem Antrag unter "Förderungen".
Im Bereich "Rechnungen" des Antrags kannst du Dateien hochladen.
Klicke auf "Rechnung auswählen" und wähle die Rechnungsdatei aus. Bestätige die Auswahl durch einen Klick auf "Auswahl übernehmen".
Die hochgeladene Datei wird unter deinen Rechnungen angezeigt. Neben dem Dateinamen findest du die Option "KI-Extraktion starten".
Nachdem die Extraktion abgeschlossen ist, kannst du auf "Rechnung prüfen" klicken, um die Rechnungsprüfung zu starten.
Im ersten Schritt überprüfst du die Rechnungsadresse im Vergleich zur Kundenadresse. Stelle sicher, dass beide übereinstimmen.
Überprüfe im nächsten Schritt ob alle weiteren Daten aus der Rechnung korrekt übernommen wurden.
Klicke auf „Kopfdaten geprüft“, wenn alle Daten aus dem oberen Bereich richtig übernommen wurden.
Gehe im nächsten Schritt oben in den Bereich "Positionsprüfung". Dort musst du nun die Rechnungspositionen mit denen, die die KI extrahiert hat, abgleichen und förderfähige Positionen grün lassen. Alle nicht förderfähigen Positionen musst du links unter "Förderrelevant" abwählen.
Wenn alle förderrelevanten Positionen markiert sind, klicke unten auf "Förderrelevante Positionen markiert".
Optional: Gib optional an die Kundin oder den Kunden eine Rückmeldung, falls Daten nicht korrekt waren oder du Fragen hast. Nutze dafür den Bereich "Rückmeldung an Kundin oder Kunden".
Klicke oben rechts in der Ecke auf "Prüfung beenden", um die Rechnungsprüfung abzuschließen.
Nach einigen Momenten erscheint auf der linken Seite ein Feld mit der Option "Zusammenfassung anzeigen". Hier kannst du dir eine Zusammenfassung von einer oder mehreren Rechnungen anzeigen lassen.
IIn der Zusammenfassung können alle geprüften Rechnungen auch mit entsprechender Kennzeichnung, welche Positionen geprüft sind und welche nicht, heruntergeladen werden:
Klicke dazu auf "Zusammenfassung anzeigen".
Gehe anschließend in die Spalte "Aktionen" - "Annotiertes PDF".
Klicke dort auf den Button "PDF erzeugen", um ein PDF mit allen markierten förderbaren Positionen herunterzuladen.
KI-Systeme lernen durch das Training mit großen Datenmengen, Muster zu erkennen - in unserem Fall die typischen Strukturen von Rechnungen. Fehler treten besonders dann auf, wenn Dokumente von diesen gelernten Mustern abweichen. Bei der Rechnung von dir ist es vermutlich schwer für das Modell die tabellarische Struktur zu erkennen, da immer wieder Zellen zu Blöcken zusammengefasst werden.
Bei Grundsteine setzen wir zwar auf spezialisierte KI-Modelle etablierter Anbieter, da diese durch ihr umfangreiches Training eine hohe Erkennungsgenauigkeit bieten, aber leider können nicht alle Spezialfälle immer abgefangen werden. Zudem ist deine Rechnung sehr lang - KI-Modelle haben eine begrenzte Verarbeitungskapazität für zusammenhängende Informationen, was bei langen Dokumenten zum sog. Kontextverlust führen kann. Das bedeutet dass die KI nach einer Weile den Beginn der Rechnung 'vergisst' und quasi mittendrin neu anfängt sich mit der Rechnung zu beschäftigen - deshalb ist die Qualität vermutlich auch so schwankend. Das hat technische Gründe und wir können das leider nicht ändern.
Deshalb ist keine KI fehlerfrei, weshalb die menschliche Kontrolle weiterhin essenziell ist.
Fehler 1: Rechnungsdaten stimmen nicht überein.
Lösung: Überprüfe alle relevanten Felder manuell und passe sie bei Bedarf an. Stelle sicher, dass die Rechnungsadresse und das Rechnungsdatum korrekt sind.
Fehler 2: Die Zusammenfassung der Rechnung ist nicht korrekt.
Lösung: Überprüfe die erkannten Beträge und Beschreibungen. Stelle sicher, dass alle relevanten Beträge ausgewählt und korrekt summiert wurden.
Wie kann ich eine Rechnung erneut prüfen?
Gehe zurück zur Rechnungsübersicht und starte den Rechnungscheck erneut.
Was tun, wenn die KI einen Fehler bei der Erkennung gemacht hat?
Überprüfe die erkannten Daten und passe sie manuell an.
