--- title: "Word-Vorlagen und die Autofill-Funktion" description: "Word-Vorlagen sind Dokumente, die du häufig verwendest und mit den passenden Kund:innendaten automatisch ausfüllen lassen kannst. Wie du eigene Vorlagen erstellst und diese verwaltest, wird dir in diesem Hilfevideo erklärt:" url: https://support.grundsteine.com/de/articles/63-word-vorlagen-und-die-autofill-funktion collection: "Vorlagen" updated: 2026-10-23 language: de --- # Word-Vorlagen und die Autofill-Funktion Word-Vorlagen sind Dokumente, die du häufig verwendest und mit den passenden Kund:innendaten automatisch ausfüllen lassen kannst. Wie du eigene Vorlagen erstellst und diese verwaltest, wird dir in diesem Hilfevideo erklärt: ## **Word-Vorlagen erstellen und mit Word-Vorlagen arbeiten** Word-Vorlagen sind Vorlagen für Dokumente, die du häufig verwendest und bei denen du immer wieder die gleichen Daten (z.B. den Kund:innennamen) ändern musst. Die Software übernimmt das Ausfüllen dieser Daten für dich. Dadurch kannst du aus einmal hinterlegten Vorlagen bequem für jedes Projekt ein Dokument mit den individuellen Daten generieren. Zum Beispiel erspart dir dieses Feature für ein Begrüßungsschreiben wie das folgende den Namen in der Begrüßungsformel für jedes Projekt manuell ändern zu müssen. _Guten Tag Tina Kaletta,_ _ich begrüße Sie zu Ihrer Energieberatung._ _..._ _Mit besten Grüßen_ _Ihre Energieberatung_ ## **Word-Vorlagen erstellen und die Autofill-Funktion nutzen** Word-Vorlagen basieren auf Microsoft Word Dokumenten. Du kannst aus einem bekannten Microsoft Word Dokument eine Word-Vorlage erstellen, indem du spezifisch formatierte Platzhalter für die automatisch auszufüllenden Inhalte nutzt. Im obigen Beispiel würdest du anstelle des Kund:innennamens einen Platzhalter einfügen. Die Software erkennt diesen Platzhalter und füllt ihn mit den entsprechenden Daten aus, sodass du jedes Mal ein personalisiertes Dokument erhältst, ohne manuell Änderungen vornehmen zu müssen. _Guten Tag_ {{contact.firstName}} {{contact.lastName}}_,_ _ich begrüße Sie zu Ihrer Energieberatung._ _..._ _Mit besten Grüßen_ _Ihre Energieberatung_ Bitte beachte, dass Platzhalter, für die keine Daten in der Software hinterlegt sind, im Ergebnis leer bleiben. Wenn du zum Beispiel zu einem Kontakt nur den Nachnamen hinterlegst, wird auch in der Platzhalterzeile nur der Nachname ausgefüllt und der Text wird zu: _Guten Tag Kaletta,_ _ich begrüße Sie zu Ihrer Energieberatung._ _..._ _Mit besten Grüßen_ _Ihre Energieberatung_ ## **Mögliche Platzhalter** Du kannst die folgenden Platzhalter in deinen Word-Vorlagen verwenden: Das aktuelle Datum zur Zeit des Befüllens: {{date}} ### **Die Kontaktdaten** Vorname, Nachname - {{contact.lastName}}, {{contact.firstName}} Unternehmensname - {{contact.companyName}} Adressstraße, Hausnummer - {{contact.addressStreet}} {{contact.addressHouseNumber}} Die Postleitzahl und Ort - {{contact.addressZipCode}} {{contact.addressCity}} Telefonnummer (Festnetz und mobil) - {{contact.phone}} / {{contact.mobile}} E-Mail-Adresse - {{contact.email}} Anrede, Begrüßungsformel und Titel - {{ contact.salutationTitle }}, {{ contact.salutation }} und  {{ contact.title }} Webseite - {{ contact.homePage }}  Interne Kundennummer \- {{ contact.reference }}  Kontaknotiz - {{ contact.note }}  Kund:in IBAN - {{contact.iban}}  BIC / SWIFT - {{ contact.swiftCodeBic }}  Name der Bank \- {{ contact.bankName }}  Kontoinhaber:in - {{ contact.bankAccountHolder }} Steuer-ID - {{ contact.taxIdentNumber }} Steuernummer - {{ contact.taxNumber }} USt-IdNr. - {{ contact.vatId }} SEPA-Mandatsreferenz \- {{ contact.sepaMandateReferenceNumber }} SEPA-Mandatsdatum - {{ contact.sepaMandateReferenceDate }} Geburtsdatum - {{ contact.dateOfBirth }} Geburtsort - {{ contact.placeOfBirth }} ### **Daten zum Gebäude** Die Gebäudestraße, -hausnummer - {{building.addressStreet}}, {{building.addressHouseNumber}} Die Postleitzahl und Ort - {{building.addressZipCode}}, {{building.addressCity}} Das Baujahr - {{building.yearOfCompletion}} Die Art des Gebäudes - {{building.usageType}} Die Gebäudefläche Wohngebäude -  {{building.livingArea}} Die geplante Wohnfläche nach der Sanierung (Nur bei Wohngebäude nutzbar) -  {{building.plannedLivingArea}} Die Gebäudefläche Nicht-Wohngebäude - {{building.netFloorArea}} Anzahl Wohneinheiten (Nur bei Wohngebäude nutzbar) - {{building.numberOfPartiesInBuilding}} Anzahl geplanter Wohneinheiten nach der Sanierung (Nur bei Wohngebäude nutzbar) - {{building.numberOfPlannedPartiesInBuilding}} Der Energieverbrauch in kWh - {{building.annualEnergyConsumption}} Der Wärmeenergieverbrauch in kWh - {{building.annualHeatEnergyConsumption}} Der Wärmeenergieträger - {{building.heatEnergySource}} Die Heizungstechnologie - {{building.heatingTechnology}} Das Baujahr der Heizung - {{building.heatingInstallationYear}} ### **Daten zum Projekt** Die Projekt-Nummer - {{project.reference}} Projekt-Typ - {{project.type}} ### **Förderungen** Hat ein Projekt mehrere Förderungen, füllt **{{funding.…}}** die Felder der zuerst angelegten Förderung. Förderungstitel - {{funding.title}} Bestätigung nach Durchführung (BnD) - {{funding.epnBnd}} Bestätigung zum Antrag (BzA) - {{funding.epnBzaId}} Bestätigung nach Durchführung gewerblich (gBzD) - {{funding.epngBnd}} Bestätigung zum Antrag gewerblich (gBzA) - {{funding.epnGbzaId}} Externe Nummer zum Antrag - {{funding.epnStandard}} TPB - {{funding.epnTpbId}} TPN - {{funding.epnTpnId}} Zuschussreferenz (KfW) - {{funding.epnZuschussReferenz}} Antragsversanddatum - {{funding.dateApplicationSendout}} Antragsbestätigungsdatum - {{funding.dateApplicationAcknowledged}} Eingangsdatum Zuwendungs- / Änderungsbescheid - {{funding.dateFundingConfirmation}} Datum des Auszahlungsbescheids - {{funding.datePaymentNotice}} Notiz zur Förderung - {{funding.note}} BAFA Vorgangsnummer: {{funding.epnVorgangsnummer}}  Vorgangsnummer einer bestimmten Förderung - {{funding\["BEGEM"\].epnVorgangsnummer}} Ersetze BEGEM durch die Bezeichnung der Förderung, genau so geschrieben wie in der App. Auf diese Weise erreichst du jedes Feld einer bestimmten Förderung, zum Beispiel {{funding\["KfW Heizung"\].epnZuschussReferenz}}. Das klappt nur, wenn das Projekt mehr als eine Förderung hat. Bei genau einer Förderung nimm {{funding.…}}. Die Anführungszeichen müssen gerade sein ("). Word macht beim Tippen auf Deutsch „…“ daraus, und dann bricht das Ausfüllen mit einem Fehler ab. Drücke direkt nach dem Anführungszeichen Strg+Z (Mac: Cmd+Z), dann bleibt es gerade. **Daten aus den "eigenen Feldern"** Um die Platzhalter für die eigenen Felder in Word-Vorlagen zu nutzen, folge diesen Schritten: 1. Gehe in die Einstellungen und in den Bereich "Unternehmensdarstellung". 2. Kopiere den Platzhalter von dem eigenen Feld. ![](https://staticfiles.gleap.io/attachments/20251202134908_0090.png) > **Info:** **Hinweis**: Jeder Platzhalter für eigene Felder wird individuell generiert. Kopiere daher immer den richtigen Platzhalter aus dem eigens angelegten Feld. ### **Daten vom Absender** Vorname, Nachname - {{user.lastName}}, {{user.firstName}} > **Info:** **Info:** Wenn du weitere Felder verwenden willst, melde dich bitte per Chat beim Support. ## Bilder in Word-Vorlagen einfügen Um das hinterlegte Gebäudebild eines Projekts automatisch in eine Datei einfügen zu lassen, muss es ein eigen hinterlegtes Bild sein und darf kein Google Maps-Bild sein. Andernfalls bricht die Generierung ab und es wird kein Bild in die Word-Vorlage eingefügt. Voraussetzung: - Dem Projekt ist ein eigenes Gebäudebild hinterlegt. Empfehlung zur Anwendung: - Verwende die freien Textfelder, um ein Gebäudebild dort einzufügen, wo du es brauchst. - Mach das Textfeld so groß, wie du das Bild in die Datei eingefügt haben möchtest. **Platzhalter:** Projektbild - {{%project.image}} ## **Mit Word-Vorlagen arbeiten** Wenn du deine Word-Vorlagen erstellt hast kannst du sie im Menü “Vorlagen” unter dem Tab “Word-Vorlagen” zentral ablegen. Um sie für ein Projekt automatisch ausfüllen zu lassen, musst du sie in einem Projekt mit einer Aufgabe verknüpfen. Navigiere dafür in einem Projekt zu einer Aufgabe und verknüpfe über das Büroklammer-Symbol Word-Vorlage mit dieser Aufgabe. Klicke dann in der Übersicht auf ‘Automatisch ausfüllen’. Alle Platzhalter in der Word-Vorlage werden nun automatisch mit den entsprechenden Kund:innendaten ausgefüllt und du kannst das ausgefüllte Dokument im Reiter “Dateien” des Projektes anzeigen und per E-Mail versenden. ## **Beispiele für Word-Vorlagen** Damit du direkt mit den Word-Vorlagen starten kannst, stellen wir dir ein Beispiel zur Nutzung zur Verfügung, das du hier findest: [Zur Vorlage](https://grundsteinegmbh-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/simon_grundsteine_com/ETqSUfuaqR1OkCorxK8lg-IBp8UADqbMmEDN9FwrtCVsTg?e=w4WmJs) > **Warning:** **Hinweis:** Achte darauf, dass du Pop-ups deines Browsers erlaubt hast, um den Download abzuschließen. ## **Sonderfall: Logos / Bilder in Kopf-/Fußzeilen** ### **So fügst du dein Logo richtig ein** Word kann Bilder in verschiedenen Formaten speichern. Für die PDF-Ausgabe funktionieren **nicht alle gleich gut**: **Diese Formate funktionieren zuverlässig:** - **PNG** (Standard-Bildformat, z.B. von Ihrer Website oder aus Photoshop/Canva) - **JPEG/JPG** (Foto-Format) **Diese Formate vermeiden:** - **EMF oder WMF** — werden oft nicht angezeigt oder erscheinen verzerrt - **SVG** — funktioniert nur in Ausnahmefällen - **TIFF oder BMP** — veraltet, unnötig große Dateien ### **So erkennst du, welches Format dein Logo hat** 1. **Rechtsklick auf das Bild** in Word → **Als Grafik speichern...** 2. Im Speichern-Dialog siehst du den Dateityp: `logo.png`, `logo.emf`, etc. 3. Falls `.emf` oder `.wmf`: **Tausch das Bild aus** (siehe unten) ### **So bettest du ein Logo korrekt ein** 1. **Logo als PNG- oder JPEG-Datei** vorbereiten (z.B. von deiner Grafikagentur, Website, oder exportiert aus Canva/PowerPoint) 2. In Word: **Kopf-/Fußzeile bearbeiten** (Doppelklick auf den oberen/unteren Seitenrand) 3. **Einfügen → Bilder → Dieses Gerät** → Ihre PNG/JPEG-Datei auswählen 4. Bild positionieren und Größe anpassen 5. **Wichtig:** Klick das Bild an → **Rechtsklick → „Grafik speichern unter..."** ist ausgegraut? Dann ist es eingebettet (gut!) **Vermeide:** Bild per Copy-Paste aus PowerPoint oder aus dem Internet einfügen — das speichert Word manchmal im falschen Format. Immer über **Einfügen → Bilder** gehen. ## **Checkliste für Vorlagen-Ersteller** Bevor du eine neue Word-Vorlage hochlädst, prüfst du: ### **Schriftarten** - Verwendet deine Vorlage nur **Liberation Sans** oder **Liberation Serif**? _(Falls Sie sich unsicher sind: In Word →_ **_Start_** _→ Schriftart-Dropdown prüfen)_ - Falls du **Arial** oder **Times New Roman** verwenden: Achte darauf, dass dein Layout nicht zu eng berechnet ist (keine Texte, die genau an den Seitenrand gehen) — bei der PDF-Ausgabe kann sich das Schriftbild minimal verschieben. ### **Logo / Bilder** - Ist dein Logo in der Kopf-/Fußzeile ein **PNG** oder **JPEG**? _(Test: Rechtsklick auf Bild → „Als Grafik speichern" → Dateiendung prüfen)_ - Hast du das Logo über **Einfügen → Bilder** eingefügt (nicht per Copy-Paste)? ### **Seitenlayout** - Verwende am besten **keine** besonderen Einstellungen wie: - „Erste Seite anders" (Layout → Seite einrichten → Layout → Haken bei „Erste Seite anders") - „Gerade und ungerade Seiten unterschiedlich" (gleiche Stelle) _(Falls du diese Features_ **_benötigst_**_: Testen die Vorlage nach dem Upload, indem du ein PDF erzeugst und prüfst, ob alle Seiten korrekt aussehen)_ ### **Spezielle Word-Elemente vermeiden** - Keine **WordArt** in Kopf-/Fußzeilen (die bunten 3D-Texte) - Keine **verschachtelten Textfelder** (Textfeld in Textfeld) **Faustregel:** Je simpler die Vorlage, desto zuverlässiger die PDF-Ausgabe.